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企業におけるマイナンバーの収集の際の注意点

税や保険料の支払いに関連して、企業が従業員のマイナンバーを収集する必要があります。

しかし、マイナンバーは特定個人情報に含まれる大切な情報ですから、収集方法ごとに注意する点がいくつかあります。

マイナンバーは個人番号カードによって各個人に通知されますから、番号間違いの恐れがないのは個人番号カードをコピーし、そのコピーを紙媒体で収集することが最も簡便な方法です。この方法で注意すべきは、そうして収集した紙のその後の管理方法です。



紙自体を保管するならば、保管場所には施錠して関係者以外立ち入ることができないようにするなどの管理が必要となります。
しかし、その後の事務処理の効率性を考えると、スキャンするなどして電子データで保管し、電子データに移管した後の紙媒体はシュレッダーなどを用いて適切に処分するよう注意が必要です。
マイナンバーをメールなどで送ってもらって収集する場合には、紙媒体が存在しないため、電子データだけを管理することになります。



スキャンする場合も同様ですが、電子データの取り扱いに関しては、社内の他の秘密情報や個人情報と同様に、情報漏えいのないように管理体制を明確にし、その通りに管理されている必要があります。また、メールを利用する場合には、メールの宛先間違いに注意する必要があります。

担当者が各従業員にメールを送り、そのメールに返信するなどの方法をとることで宛先の間違いをなくすなど、情報漏えいを防ぐ手立てが必要となります。